一昨日は地震に驚きました。
気になっていることを思い起こしていた時、揺れ始めたのですが、横揺れだなあと思っていると、これがなかなか終わらない、もうそろそろかと思いつつ、まだ続くのかと、これ以上強くなるとどうしよう、と不安に感じる頃にやや収まり、収束するまで固まっていました。
賃貸の我が家は揺れをよく感じる建物なので、震度1でも許してくれません。感度がいいのも困りものです。がけが崩れたり建物が壊れたり、怪我をされた方もおられるようです。お見舞い申し上げます。
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GAPの考え方を導入して、管理点や適合基準を読解して、日常活動するうえで、その生産基盤や形態あるいは要求度合いに応じて、運営の姿は変わることになります。
QMSを要求されない、個別農場であってシングルサイトの場合で、且つ、家族あるいは一人親方で運営しているような場合は、マネジメントについての要求はほとんどありません。
マネジメント機能が必要であるのは、いわゆる他人の関係で生産を行う場合です。そして、そのような場合、全ての決め事が会話や文字あるいはイメージ等で人と人が情報連携して、マネジメント全体が運営されます。
連携する情報では近年は画像や動画も用いられるようになっているかもしれません。
そして、人の活動だけではなく、ロボットなどを使うこともあるでしょうし、コンピュータなども活用されるでしょう。このような場合も、基本は人の動きを再現していたり、人が行う処理をプログラムで実行させるだけであって、そのもとはヒトの活動になります。
結果的に、人や人に替わるものが連携しあって組織活動が行われる子をと期待しているのですが、その時に活用するのが情報であり、ISO9001:2008では、以下のようなものを想定しています。
品質マネジメントシステムの文書には、次の事項を含めなければならない。
- a) 文書化した、品質方針及び品質目標の表明;
- b) 品質マニュアル;
- c) この規格が要求する“文書化された手順”及び記録;
- d) 組織内のプロセスの効果的な計画、運用及び管理を確実に実施するために、組織が必要と決定した記録を含む文書
文書管理については以下のような構成で要求されています。
QM 3 文書管理
QM 3.1 文書管理の要求事項
QM 3.1 記録
となっており、それぞれに要求事項がありますので、今回はその最初の項になります。
- GLOABLG.A.P. の QMS の運営に関連する文書類は全て適切に管理されていますか。この文書類には以下を含みますが、これらの限定されるものではありません。
- 品質マニュアル
- GLOABLG.A.P. 作業手順書
- 作業指示書
- 記録様式
- 関連する外部規格、たとえば最新版のGLOABLG.A.P. 規格文書
- 方針文書と手順書は、GLOABLG.A.P. 規格の要求事項への適合性を示すに十分な詳しい内容で書かれていますか。
- 関係するスタッフと登録済み生産者グループメンバーが方針文書と手順書を閲覧することができるようになっていますか。
- GLOABLG.A.P. 品質マニュアルの内容を定期的に見直し、規格および申請者の要求事項に常に適当した内容であることを確実にしていますか。
- GLOABLG.A.P. 規格、またはGLOABLG.A.P. が発行したガイドライン上の変更事項をGLOABLG.A.P. の定める期間内に品質マニュアルに反映していますか。
ISO9001:2015では品質マニュアルの要求が明確ではなくなりましたので、いずれこの要求も改定されるかもしれません。
ただし、全く必要ではないということかというとそうでもありません。
ISO9001:2015では・・・
4.4.2で、「プロセスの運用を支援するための必要な文書化した情報を維持」することが要求されています。
これは言い換えると、「自分たちの品質マネジメントシステムに関するプロセスを適切に運用する」ために組織が考えて、決めたことを文書化する、ということと言えます。
何故このようになったかというと、形としての「品質マニュアル」が必要、だから作る、結果として「品質マニュアル」が存在する、ということに注力してきた先人がいたからにほかなりません。機能しない文書は意味もなく、むしろ負担が増えるだけであり、企業に従属していたりひな形を販売するようなコンサル企業の責任も重いといえるでしょう。
「方針文書と手順書を閲覧することができる」かどうかの要求ですが、これも同じですね。そうなっていることが重要なのではなく、存在の周知や内容に関する教育、そしてそれは最新情報であるかどうか、こうした形に捉われた要求もいずれは適切なポイントの要求事項に替わるかもしれません。
最後の項は、GLOABLG.A.P. 規則や基準書あるいはガイドラインの改定に応じて見直しているかどうかの要求です。
改定の事情を普段から気にしておくようにするとよいでしょう。