手順文書化のポイント (アッシー)

 こんにちは 
すてきな農業のスタイル にようこそ

GAPに取組む農場の方が日常に行うことや、
農産物を購入する方に、GAP認証農産物が
どのようにしてできたのか、といったことを
お伝えできればと思います。

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文書化としての共通のポイントは、
 A.いつ
 B.どこで
 C.だれが
 D.なにを
 E.どのように
ということであるが、何についてということはその
目的に合わせることになるので、目的と適用範囲は
必要になるであろう。
適用範囲には、上記のE以外が相当するだろう。

そして、文書化する対象は文書のタイトルになる。
出来れば、作成する文書の概略を記載しておくと
全部を読まなくても分かるので便利だ。

ここまでで、
1.文書タイトル
2.概要(全体像、何から始まり何に終わるのか等)
3.目的(何に利用するか等)
4.適用範囲(対象製品や対象工程、対象エリア等)
が定まる。

だれが、というのと、何を使用して、というのは
少し重なる部分がある。
端的にはロボット、これは誰になるか、機械なのか、
つまり、人の動きを機械に置換えれば作業はできる、
ということになるので、人と機械は近似である。

ということは、機械の機能は、人の力量になる。
全てが機械になるわけではないが、同じように扱う
ことができるだろう。

なにを というのは、人と機械を一体化するなら、
資材消耗品などの、いわゆるインプットであると
考える。
5.使用する資材や消耗品

次いでやり方。どのように ということに該当する。
通例では、フローダイアグラムのように、図示した
ものと合わせて、手順を文書で箇条書きに仕上げる。
あるいは、画像で具体的に示すのもよい。
近年は、ISOでも必ずしも文書としての保持を要求
していない。つまり、動画などでも可能だとしている。

作業はただやればよい、という作業と、作業するとき
どのような状態となっているか、また、作業した結果
どのようになっているか、というような、前提条件や
結果確認あるいは評価基準などが必要な場合もある。
また、人が係わるような場合、注意事項として、喚起
を要求することもある。
6.別紙:フローダイアグラム
7.状態など条件(温度・湿度・照度・濃度等)
8.作業の方法、注意事項
9.確認項目や評価基準

確認することやその基準があると、それに適合しない
そんな場合もある。こういったことは異常時の措置、
ということで、上記8の内容は表形式にして、
作業方法 注意事項 評価基準 確認方法 異常措置
というように列項目表記することが多い。

原価管理する場合、あるいは作業者の力量管理をする
ような場合は、標準的な作業時間を定めておく。

ヒトに関すること、記録に関すること。
作業する人はどの程度の力量を有している、あるいは
資格を保持している者とするかということの規定だ。
定めるのは難しいかもしれないが、文字としておく。
そして、この作業に対する確認者。どの程度の力量や
経験がある者か、あるいは責任者ならそのポジション
の名称を明示する。
10.作業者と確認者(指図者など)

次に、どのような帳票を用いて記録するのか、という
こと。これは、冒頭のA~Eにはないことであるが、
5W1Hといわれていたときには、記録はあまり重要
でなかったか、当たり前だったのか・・・
指図・報告という帳票もあるが、記録書という概念が
一般的になっている。
11.確認結果および措置内容の記録の方法

帳票書式は作業に適用できるかどうかを確認してから
運用するというようにするとよいだろう。
そして、記載事例を併記しておくと、個人個人での
記載の差異は少なくなる。

最後になるが、忘れやすいのが、この記録の点検者
だ。上記の確認者とは別に、関連する作業記録と
合わせて、少し俯瞰した形で、目的の製品などを
得るための作業等ができているのか、という視点で
評価する、見直すというようなことを行う者だ。
一般的には責任者が適切であろう。

最初からこの内容のすべてを網羅できていることは
稀だが、できる範囲で網羅することで、組織全体の
意識的な持続性が図られるだろう。
いわゆる、作業者と責任者の公平性ということで。

ではまた

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尚、このサイトの掲載内容は私自身の見解であり、

日本GAP協会などの機関とは全く関係はありません。

また、GAPに関するビジネスに利害を及ぼすために

記載している訳ではありません。


ここに記載されている内容は、私自身の経験からの

記載であり、内容が正確でない場合もあることを

ご理解の上、ご利用願います。


もしよろしければ、ご意見などご一報ください。

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by tm3381 | 2018-11-24 06:10 | GAP | Comments(0)

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